図面管理は電子化サービスが便利!専門店に依頼する6つのメリットを紹介

社内にある大量の図面管理でお困りではありませんか?

「図面が年々増えてしまい、必要なデータを探し出すのが大変」

「重い図面の保管場所がない……出し入れも面倒で困っている」

このような問題を解決するために、図面を取り扱う建築業の方、不動産業の方、マンション管理者様、工業に携わる方など、多くの企業で図面の電子化が進められています。

その一方で、

「大量にある図面を、すべて電子化するのは難しい」

「何からはじめて良いのか分からず、手を付けていない」

という声も多く聞かれます。

自社での作業が難しい場合は、図面の電子化サービスを利用してみましょう。

今回は、図面電子化サービスで得られる、嬉しい6つのメリットと、業者選びのポイントを解説いたします!

目次

図面電子化サービスで得られる6つのメリット
 メリット1:従業員の負担を減らせる
 メリット2:自社で進めるよりも安価
 メリット3:劣化している図面も電子化できる
 メリット4:企業の希望に応じた納品形式を選べる
 メリット5:手作業での電子化ミスを減らせる
 メリット6:スキャン後原稿の破棄まで依頼できる

図面電子化サービスはどこで依頼できる?
 ポイント1:図面に強い業者を選ぶ
 ポイント2:地域だけにとらわれない

まとめ

図面電子化サービスで得られる6つのメリット

溜まった図面の電子化は、図面電子化サービスの利用がおすすめです

専門業者に依頼すると、どのようなメリットが待っているのか、まずはチェックしてみましょう。

メリット1:従業員の負担を減らせる

図面の電子化を従業員に任せる場合、図面の持ち運びやスキャニングに膨大な時間が必要です。

・他にやるべき仕事があり、納期遅れや支障が出る恐れがある

・スキャニングは単純作業のため、従業員のモチベーションが下がる

・メインの仕事の合間にしか進められないため、少しずつしか作業がはかどらない

このような問題が起こるケースが少なくありません。

「自社社員は、企業の生産性や売上を上げる活動を担ってほしい」

そう考える上司や経営者が多いこともあり、外注サービスを活用した図面の電子化が広く求められています。

メリット2:自社で進めるよりも安価

図面の電子化サービスは、自社で進めるよりもコストが安いケースが多い点がメリットです。

社内で電子化を進める場合、

・作業する従業員の給与が発生する

・電子化に必要な機器の導入が必要

・電子化した図面を管理するシステム構築

といった費用が必要です。

これらの金額を考えると、図面電子化サービスを提供している業者へまとめて依頼した方がコストカットできるケースがほとんどです。

安価で電子化を進めたい場合は、図面電子化サービスを利用してみてください。

メリット3:劣化している図面も電子化できる

古い図面を電子化する場合、紙が劣化しているケースがみられます。

この状態では、上手に電子化できず、大切な部分が読めない事態になりかねません。

図面の電子化サービスに慣れた業者の場合、劣化図面を補修したり、専用のテープで止めてからスキャニングしたり、といった必要に応じた処置をしてもらえるため安心です。

古い図面は慎重にデータ化を進めないと、作業の過程で破損してしまう場合もあります。

大切な図面をていねいに取り扱ってもらうためにも、電子化サービスが便利です。

メリット4:企業の希望に応じた納品形式を選べる

企業で図面を電子化する場合、スキャン後の形式を自由に選べないケースが少なくありません。今後電子化した図面を活用する場合に、適したファイル形式がある場合は、柔軟に対応してもらえる電子化サービスを利用しましょう。

TIFF、PDF、JPG、PNG、EPS、PSD、BMP、GIFなど、電子化の形式はさまざまです。

業者によっては対応していないファイル形式があるため、希望がある場合は事前に可否を確認の上、依頼しましょう。

メリット5:手作業での電子化ミスを減らせる

図面をコピーする際に、印刷物が歪んでしまったり、必要な部分が欠けてしまったりした経験があると思います。

電子化の場合も、スキャニングの過程で図面がズレたり、ブレたりするミスがつきものです。

スキャンミスに気付いて再度作業ができれば良いのですが、そのまま保管してしまった場合、後から電子化データが使えない、元データはすでに処分済み、といった事態に陥るケースが考えられます。

また、一枚一枚間違いがないかていねいにチェックして、気になる箇所がある場合は再度スキャンして、といった作業を繰り返していては、従業員の労働時間が増えてしまいます。

質の高い電子化データを短納期で受け取るためにも、専門店でのスキャニングがおすすめです。

メリット6:スキャン後原稿の破棄まで依頼できる

電子化するべき図面が倉庫の中にどっさり。

電子化はもちろん、その後の処分に頭を悩ませていませんか?

図面は機密データが多いため、一般ごみとして出しにくい点も、電子化の際の大きな問題です。

電子化されたデータを受け取り、バックアップを済ませた後は、書類を破棄したい、という場合は、処理まで相談できる電子化サービス業者が便利です。

焼却処理や融解処理をお願いできるため、手元で処理する手間なく、図面の電子化を進められます。

図面電子化サービスはどこで依頼できる?

図面電子化を専門業者に紹介したけれど、どこに相談したら良いのか分からない、という方が多いと思います。

次に、業者選びで覚えておきたいポイントをみてみましょう。

ポイント1:図面に強い業者を選ぶ

図面の電子化は、二つ折り製本されたもの、青焼きで劣化しているものなど、形状がさまざまです。

「製本されている図面は難しい」

「劣化がひどい図面は電子化できない」

という場合もあるため、幅広い図面電子化に携わっている、経験豊富な業者を選びましょう。

どのような図面に対応しているのか、ホームページなどで確認しておくと安心です。

「図面だけでなく、関連する書類の電子化もお願いしたい」

「どのような仕上がりになるのか、事前にお試しで依頼したい」

といった希望がある場合も、先にたしかめておきましょう。

ポイント2:地域だけにとらわれない

図面の電子化を依頼する場合、大量の発注になりがちです。

数枚なら近所にあるスキャン業者への依頼で構いませんが、まとめての場合は図面を宅配便などで郵送します。

そのため全国の電子化サービスが、依頼の対象になるでしょう。

会社から近い業者だけでなく、全国から人気の高い電子化サービス業者を探し、見積もりを取ると、よりコストを抑えられます。

電子化にあたり予算がある場合は、低価格高品質な電子化サービス業者を、広い視点で探してみましょう。

 

まとめ

図面の電子化を専門業者に依頼すると、企業にとって大きなメリットがあります。

忙しい社員の手をわずらわせないためにも、質の高い電子化データを受け取るためにも、図面の電子化に慣れた業者へ相談しましょう。

電子化後は、いつでもどこからでも必要な図面を確認、印刷できるため、企業活動がスムーズに進められます。

仕事の効率化や図面の損傷を防ぐためにも、大切な図面は電子化サービスでデータ化しておきましょう。

「大きいサイズのスキャン専門店」株式会社菅原は、お客様の大切な情報資産を取り扱う専門業者として、プライバシーマーク認証を取得しております。

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 このコラムは私が書きました。
 

 株式会社 菅 原 代表取締役 立岩敏哉

株式会社 菅 原 について
・1958年青写真屋として創業。
・図面の印刷、製本から始まりドキュメントの取扱い専門業者として63年の実績。
・「日本ドキュメントサービス協同組合」(旧:複写産業協同組合)所属。
・国交省他官公庁、ゼネコン、ハウスメーカー・製造メーカー様等を取引先とし
 時代の変化、お客様ニーズに即応しサービス内容を拡充、
 現在では全国対応の法人向けスキャンサービスを展開。
・業界屈指のスキャナー設備により、同業者からも信頼されるサービス品質を提供。
・2018年「大きいサイズのスキャン専門店」サイト
・2021年「書類・図面のPDF化専門店」サイトを開設