図面管理はスキャニングが最適！電子化図面の活用事例5選と進め方を紹介！

事務所や倉庫に眠っている、大量の図面管理でお困りではありませんか？
「図面の劣化や破損が気になる」
「古い図面を捨てるに捨てられず困っている」
そんなお悩みを抱えている経営者様、管理担当者様が少なくありません。
このような、図面の置き場所がない、図面の劣化が気になるという場合は、二つの問題を解決できるスキャニング・電子化がおすすめです。
今回は電子化した図面の活用方法や、スキャニングの進め方についてご紹介いたします。

目次 1．スキャニング図面の活用事例5選 　1.1　自由自在に書き込み可能！ 　1.2　顧客や取引先への幅広い提案 　1.3　データベース化で閲覧システム構築！ 　1.4　セキュリティ面も万全！ 　1.5　社員教育がスムーズに！ 2．図面の電子化はどう進めるの？ 　2.1　スキャニングする図面を確認 　2.2　金額・納期の見積もり 　2.3　図面電子化 　2.4　金額・納期の見積もり 3．まとめ

　

1．スキャニング図面の活用事例5選

スキャンニングした図面は、パソコンからかんたんに検索でき、経年劣化の心配もありません。便利なデータをとことん活用して、仕事の効率や営業成績、顧客満足度アップにつなげましょう。
積極的に図面電子化を進めている企業の例から、スキャニングのメリットや活用例をご紹介いたします。

1.1　自由自在に書き込み可能！

図面を開いていて、
「直接ペンで印や文字を入れたり、〇をつけたりできれば……」
そう思った経験があると思います。
電子化したスキャニング図面であれば、プリントアウトした図面へ自由に文字やチェックを入れられます。間違えてしまった場合は、再度プリントアウトしてやり直せる点も、電子化した図面ならではです。
書き込みできると、説明が相手に伝わりやすい。
図面の問題や改善点が洗い出しやすい、といったメリットがあります。
「小さな図面はコピーして書き込みができたけれど、大きな図面は無理で困っていた」
という方も、電子化すれば任意のサイズでプリントアウト可能。
図面を使ったやりとりを効率よく進めたいなら、スキャニングを検討してみてください。

　

1.2　顧客や取引先への幅広い提案

建築図面や製品図面など、かさばる図面は持ち運びがしにくい、という問題がありました。
打ち合わせ時などに、
「必要と思われる図面を選んで持って行ったけれど、他のものも必要になった」
このような状況になり、会社と取引先を往復した経験がある方もいるのではないでしょうか？
この時、図面がスキャニングされていれば、電子化されている図面を帰社次第、相手へメールで送ったり、会社にいる人間に頼んで送付してもらったりできます。
最近はコロナの影響もあり、オンラインでの打ち合わせが増えている現在。
このような場合も、すぐ必要な電子化図面を相手へ送れるため、スムーズに取引を進められます。

1.3　データベース化で閲覧システム構築！

電子化した図面の量が多い場合は、データベースを作成してみましょう。
図面をスキャニング・電子化しただけでは、必要な資料がどこにあるのか、かんたんに見つけられない場合があります。
データが増えてきたら、電子化図面の種類やサイズ、使用目的、担当者、取引先など、用途に応じたデータ管理がおすすめです。図面を探す手間が省け、仕事の効率を格段にアップできます。
ノートパソコンやタブレットなど、社外からアクセスして必要な図面を手に入れる、といった作業も可能です。
自社で作成するのが難しい場合は、データベース構築に対応している業者に依頼すると、使いやすいシステムを手に入れられます。

1.4　セキュリティ面も万全！

企業によっては、図面の価値が非常に高く、機密保持しなければいけないケースが考えられます。その一方で、図面の保管庫などは、誰でも出入りできる状態である場合が多く、無断の持ち出しや盗難に遭うリスクがゼロではありません。
大切な図面のセキュリティ体制を万全にするなら、アクセス権限がある人間のみ閲覧できる場所に、図面データを保管しておきましょう。
紙の図面の場合、破損や汚損、紛失の恐れがありますが、スキャニングした電子化図面はバックアップできる点も大きなメリットです。
IT技術やデジタル技術がどんどん進化する中、企業側も最新のセキュリティ対策が求められています。重要な図面を守るために、ぜひ電子化を検討してみてください。
「大きいサイズのスキャン専門店」では、この度プライバシーマーク認証を取得いたしました。
スキャニング時のセキュリティ面を考慮するなら、弊社をはじめとするPマーク認証業者へご依頼ください。

1.5　社員教育がスムーズに！

図面を利用する機会は、顧客や取引先との打ち合わせだけではありません。
これから図面を使ってはたらく社員に向けた、社員教育や研修にも大いに役立ちます。
図面を見慣れていない新入社員の場合、たくさんの図面を見ながら、知識を高める必要があります。この時、紙の図面の状態では、
「見返したい時にすぐ取り出せない」
「気になった部分に直接メモを取れない」
「似たような図面を比較するのが難しい」
といったデメリットがあります。
このような場面に電子化された図面があれば、必要な資料をデータやプリントアウトして配布できるため、理解が深まります。
「図面についての説明が困難」
「図面関連の社員教育に時間がかかってしまう」
という場合は、スキャニング・電子化で解決しましょう。

2．図面の電子化はどう進めるの？

良さを知るほど、今すぐ活用したくなる電子化図面。
そのためには、スキャニングからスタートする必要があります。
ですが、企業によっては、
「大量の図面が会社に眠っている」
「図面のサイズが大きく、自社ではスキャニングできない」
という例が少なくありません。
こんな時には、図面のスキャニングに特化した業者へ依頼しましょう。
相談する場合の流れや電子化の進め方をご紹介いたします。

2.1　スキャニングする図面を確認

図面の電子化を決めたら、スキャニングするべき図面がどのくらいあるのか、事前にチェックしておきましょう。すべての枚数を数える必要はありませんが、大体の量が分からないと、見積もりを依頼できません。
スキャンするべき図面の写真を撮っておくと、スキャン業者が確認しやすく便利です。
依頼を検討している業者が近くにある場合は、直接見てもらうと間違いありません。

2.2　金額・納期の見積もり

図面の電子化は、依頼する業者によって金額や納期がピンキリです。
だいたいの予算、希望納期を決めた上で、見積もりを依頼しましょう。
急ぎでない場合、金額を下げてもらえる業者もあります。
納期優先なのか、価格優先なのか、方向性を決めておくとスムーズです。
大切な図面を預けるため、プライバシーに配慮した業者であるかどうか。
信頼性やこれまでの実績などを比較・検討の上、決定しましょう。

2.3　図面電子化

金額・納期の打ち合わせが終わったら、いよいよ図面の電子化です。
図面を業者へ送付し、データ化を待ちましょう。
保管義務のない図面の場合は、スキャン後の破棄依頼に応じている業者がほとんどです。
処分を検討している場合は、スキャン業者へ作業をおねがいすると、オフィス内をすっきりできます。

2.4　図面データ受け取り

スキャニング完了後、図面データを受け取ります。
データに名前や検索機能をつけてほしいなど、要望がある場合は、事前に相談しておきましょう。
データの受け取りはメディア送付やファイル共有など、さまざまな方法があります。
事前に希望を伝えておきましょう。
必要な図面を印刷してもらう、製本してもらう、といった依頼をしている場合は、宅配便で受け取りましょう。

3．　まとめ

図面をスキャニングして電子化すると、業務の幅広い場面で活用できます。
よりスムーズに作業を進めたい、便利な体制を整えたいと考えている方は、データ化を検討してみてください。
量が多い場合、図面のサイズが大きくてスキャニングできない、という場合は、図面スキャンに慣れた業者へ相談しましょう。
弊社では、大量図面、大きな図面はもちろん、破れている図面のスキャニング、補修も対応可能です。
よく使う図面、見返す機会が多い図面、重要な図面は電子化して、業務の効率アップやセキュリティ強化を目指しましょう。