大量の大判図面は電子管理で！スキャンでデータ化が主流になる5つの理由とスムーズに作業を進めるポイントを紹介！

会社の倉庫やオフィスの一角に保管している、大量の大判図面。
これらの大判図面を、
「まとめてスキャンしたい」
「今後は電子化して管理したい」
という企業様が増えています。
その一方で、
「一定の保存義務期間を過ぎた大量の大判図面に、大きな費用を掛けて全てスキャンする必要性があるのか」
そう考えている担当者様が少なくありません。
なぜ近年、社内の大量にある大判図面をスキャンで電子管理する企業が増えているのか。
5つの理由と、スムーズに作業を進める3つのポイントをご紹介いたします。

　

目次 1．大量大判図面の電子化が進む5つの理由 　1.1 大量の大判図面スキャンが進む理由1：費用の低価格化 　1.2 大量の大判図面スキャンが進む理由2：スキャン精度の向上 　1.3 大量の大判図面スキャンが進む理由3：短納期でのスキャンを実現！ 　1.4 大量の大判図面スキャンが進む理由4：データ化のメリットが共有された 　1.5 大量の大判図面スキャンが進む理由5：自由な形式で閲覧できる 2．大量の大判図面スキャンをスムーズに進める3つのポイント！ 　2.1 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント1: 予算に合わせて計画的に 　2.2 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント2: 希望データを事前に検討 　2.3 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント3: 不要な元図面はデータ化後に処分 3．まとめ

　

1．大量の大判図面スキャンが進む5つの理由

大量大判図面スキャンが進んでいる背景には、さまざまな理由があります。
データ化するかどうかで迷っている企業様は、電子管理導入が増えている理由をチェックの上、検討してみてください。

1.1 大量の大判図面スキャンが進む理由1：費用の低価格化

「大判図面のスキャンは多額の費用がかかる」
「大量の図面を電子化したいけれど予算がない」
以前は、このような声が多く聞かれました。
ですが、最近は大判用スキャナーの普及が進み、スキャン料金も低価格化しています。
スキャンサービスを提供している業者も増え、気軽に相談しやすくなりました。
大判図面の電子化をためらっている理由が費用の場合は、一度現在の相場をチェックしてみてください。
大判図面は大量になればなるほど、見積もりが割引になるケースがほとんどです。
納得の金額を提示してもらえる、スキャン業者を探してみましょう。
大量の大判図面をデータ化する場合、近隣の業者であっても、トラックや宅配便で輸送する例がほとんどです。
見積もりの結果、遠い県外企業の方が、トータル金額が安くなる、といった事例も少なくありません。
ぜひ全国のスキャン業者を視野に入れて、最善の企業を選択しましょう。

　

　

1.2 大量の大判図面スキャンが進む理由2：スキャン精度の向上

スキャナーの進化は、価格だけではありません。
スキャン精度も年々向上しており、より鮮明に大判図面をスキャニングできる時代になっています。
以前はデータ状態に納得できなかった企業様も、
「現在の精度であれば電子化して利用したい」
そう考えるケースが増え、スキャニング管理に切り替えています。
データの質にこだわりがある企業様は、おためしスキャンや1枚からのスキャンに対応している業者を探してみましょう。まずは品質をたしかめて、大量依頼するかどうか検討してください。

1.3 大量の大判図面スキャンが進む理由3：短納期でのスキャンを実現！

大判図面の大量スキャンが増える中、スキャニング業者の体制にも変化がみられます。
大量スキャンに対応できるスタッフが増えたり、技術が上がったりした結果、短納期でのデータ化が可能になっています。
スキャンにかかる納期は、電子化する大判図面の量、スキャニング業者によって変わります。
できるだけ速やかに作業を進めたい企業様は、事前に複数業者で見積もりを取り、価格や納期に納得できたスキャン代行業者を選びましょう。
大判サイズの図面スキャンはテクニックが必要なため、短納期高品質で対応してもらえる、スキャン専門店に依頼するのがおすすめです。

1.4 大量の大判図面スキャンが進む理由4：データ化のメリットが共有された

大判図面をそのまま保管するのが当たり前だった時代、データ化のメリットは当然知られていませんでした。
そのため、
「お金や時間をかけて、電子化する意味が分からない」
という声が以前は多く聞かれました。
ですが、図面のデータ化には、大判図面の劣化を防止できたり、パソコンで簡単に管理できたりといった、多くのメリットがあります。
スマホやパソコンで「大型図面 保管」など、気軽に保存方法を検索できるようになったことから、スキャンという手段が知れ渡り、取り入れる企業様が増えていきました。
大型図面の電子化で得られるメリットや注意点は、別の記事でくわしく解説しています。

　

　

ぜひ合わせて、チェックしてみてください。

1.5 大量の大判図面スキャンが進む理由5：自由な形式で閲覧できる

データ化した大判図面はPEGやPDF、JPG、BMP、カラーTIFF、モノクロTIFF、ビットマップなど、必要に応じた形式で閲覧できます。
希望の形式がある場合は、事前にスキャン業者へ相談の上、作業を進めましょう。
複数形式での納品に応じている業者がほとんどです。
「相手先に合わせてデータを使い分けたい」
といったご要望がある企業様には、非常に便利なサービスです。
電子化した大判図面があれば、パソコンからかんたんにやりとりできるため、図面に携わるスタッフの時間を有効活用できるようになります。
作業効率をあげたい企業様は、大判図面の大量データ化を検討してみましょう。

2．大量の大判図面スキャンをスムーズに進める3つのポイント！

抱えている大判図面が大量の場合、スムーズに作業を進めるための配慮が重要です。
どのような点に注意しながら進めるべきなのか、3つのポイントをみてみましょう。

2.1 大量の大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント1: 予算に合わせて計画的に

スキャン価格が低価格化している現在ですが、それでも所有している大判図面が大量の場合、まとまった金額になるケースがあります。
このような場合は、事前に図面スキャンに回せる予算を決めておくと安心です。
1年の間にいくらの予算を使えるのか。
事前に検討しておき、重要度の高い大判図面からスキャンすると、作業をスムーズに進められます。
大企業様の場合、倉庫の図面を全部まとめて依頼、という発注の仕方が多いのですが、中小企業様の場合は、少しずつ対応していく例が少なくありません。
負担なく電子化を進めるために、まずは予算を決めておきましょう。

2.2 大量の大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント2: 希望データを事前に検討

大判図面のスキャンを効率よく進めるなら、希望するデータの形や解像度など、仕上がりについての要望を事前に検討しておきましょう。
データの受け取り方も、ダウンロードする方法、CDやDVDで送付してもらう方法などさまざまです。
「最適なデータ形式、解像度、受け取り方が分からない」
という場合は、大判図面の大量データ化に慣れた、専門店で相談してみましょう。
予算を合わせて伝えると、より最善のプランを提示してもらえます。

　

2.3 大量の大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント3: 不要な元図面はデータ化後に処分

大量の大判図面をスキャニング業者でデータ化する場合、往復の送料や手数料が発生します。これらのコストをカットするなら、保管義務が過ぎた図面の処分を、スキャニング業者へ依頼してみましょう。
スキャニング業者の多くが、大判図面の焼却処理、融解処理に対応しています。
自社に戻して保管したり、地域で処分したりするよりも、費用を抑えられるケースがほとんどです。元図面が必要ない場合は、依頼してみましょう。

　

　

3．まとめ

大量の大判図面は、スキャンして保管するのがおすすめです。
価格の低価格化や、データの精度が増しているスキャンサービス業者の技術を、顧客や取引先、社内とのやり取りにお役立てください。
株式会社 菅原は、日本全国の企業様から大量の大判図面を預かり、圧倒的なスキャン、データ化実績を持つ、創業65年の「大きいサイズのスキャン専門店」です。
お見積もりは無料、おためしスキャンにも対応しています。
大判図面の大量スキャンをご検討でしたら、低価格高品質なスキャニングにこだわる弊社へ、お気軽にご相談ください。

▲参考になりましたらシェアお願いいたします