図面を電子化する方法とは？メリット・デメリット・サービス内容を解説

企業のDX化が進む現代では、紙媒体の書類や図面を電子化する取り組みが増えています。
特に図面に関しては、そのサイズの大きさから、「保管場所が手狭になってきた」「必要な図面を探すのに手間がかかる」などのお声を多く伺います。
このような問題に悩まされている場合には、専門業者を使って上手に図面の電子化する事をお勧めいたします。
当記事では、図面を電子化するメリット・デメリットから専門業者へ依頼するときのサービス内容まで詳しく解説します。
図面の電子化を検討している企業様はぜひ参考にご覧下さい。

　

　

1.図面を電子化する5つのメリット

図面を電子化することで、以下のようなメリットを得られます。

１．保管スペースに困らない
２．管理・整理がしやすい
３．情報共有がスムーズになる
４．図面の劣化・紛失を防止できる
５．必要に応じて複製できる

それでは詳しく説明します。

　

1-1.保管スペースに困らない

図面を電子化するメリットの1つとして、保管スペースに困らなくなります。
紙媒体の図面は大きなサイズが多いため、保管するには広いスペースが必要です。
図面を電子化すればデータとして扱えるので、保管スペースを確保する必要はありません。
結果的にオフィスや作業場所を広く使えるようになり、保管コスト削減につながります。

　

1-2.管理・整理がしやすい

図面を電子化すれば、パソコンやスマートフォンから簡単に管理・整理できます。

紙媒体の図面の場合、平置きされた状態なので必要なものを探し出すことが難しくなります。

図面を電子化して体系的に管理できるシステムを導入することで、必要な図面を簡単に見つけられます。

図面の種類によってジャンル分けすることで、整理も手軽に行えます。

また、アクセス権限を設定して閲覧者を限定すると、セキュリティ面でも管理しやすくなります。

業務効率の向上や人件費削減を考えている企業様にとっても、図面の電子化はメリットが大きいでしょう。

　

1-3.情報共有がスムーズになる

図面を電子化することで、社内外での情報共有がスムーズになります。

紙媒体の図面は、情報共有するまでに時間や手間がかかるため、業務効率が低下する恐れがあります。

図面を電子化して共有サーバーへ保管すると、サーバーへアクセスすればパソコンやスマートフォンからいつでも共有可能です。

取引先へ図面の情報共有をするときは、メールで図面データを添付できます。

このように図面を電子化することで情報共有がスムーズになるので、業務効率の改善や顧客満足度の向上につながります。

　

1-4.図面の劣化・紛失を防止できる

図面の劣化や紛失を防止できる点も電子化を行うメリットの1つです。

紙媒体の図面の場合、保管年数が長くなると破れや日焼けなどの経年劣化が進みます。

また、図面を紛失すると大事な経営資産を失うリスクもあるでしょう。

図面を電子化すれば劣化することはないので、安全な状態で保管できます。

図面の劣化や紛失を防止できる点は、企業資産を保護できるメリットとなります。

　

1-5.必要に応じて複製できる

図面を電子化すれば、必要に応じて複製できます。

紙媒体の図面は、複製が必要な場合、都度コピーする必要があります。

電子化された図面はファイルとして保存されているので、パソコンと専用プリンターがあれば簡単に複製が可能です。

そのため手間をかけずに図面を複製できる点は、図面を電子化する大きなメリットです。

　

2.図面の電子化による3つのデメリット

図面を電子化することで、以下のようなデメリットも存在します。

1. 社外への情報漏洩リスクがある
2. データ管理媒体の劣化
3. 図面の電子化には専用スキャナーが必要

それでは順番に解説します。

2-1.社外への情報漏洩リスクがある

電子化した図面データの管理体制が甘い場合、社外への情報漏洩リスクがあります。

とくにパソコンに図面データを保管していると、悪質なウイルス感染によって情報漏洩する可能性が避けられません。

また、社内の情報管理を徹底しておかなければ、従業員が社外へ無断共有することも考えられます。

そのため図面を電子化するときは、少なからず社外への情報漏洩リスクがあると理解しておきましょう。

2-2.データ保存媒体の劣化

図面を電子化すれば劣化を防止できますが、データの保存媒体が劣化する危険性はあります。

CDやDVDなどの記録メディアは劣化してデータを消失することがあります。またパソコンや外付けハードドライブなどに図面データを保管していると、

ハードの損傷で読めなくなる場合もあります。

永久的に保管できる記録メディアは存在しないので、年数が経過すると劣化は避けられません。

記録メディアに図面データを保管するなら、定期的にバックアップをとっておくことでデータ消失のリスクを回避できます。

または、クラウドサーバーに図面データを保管していれば、消失の心配はありません。

2-3.図面の電子化には専用スキャナーが必要

自社で図面を電子化する場合、専用スキャナーを用意する必要があります。

企業が専用スキャナーを用意するには導入に大きな費用が発生します。

また、スキャナーの配置スペースを確保しなければいけないため、空間が限られている企業にとってはデメリットとなります。

継続しての専用スキャナー利用の見込みがないときは、図面の電子化を専門にしている業者へ依頼する方が得策でしょう。

3.図面の電子化は専門業者への依頼がおすすめ

初めて図面の電子化を行う場合、パソコンや専用スキャナーの用意など手間がかかります。

すぐに図面の電子化をはじめるなら、専門業者へ依頼することをおすすめします。

「大きいサイズのスキャン専門店」では、あらゆるものをスキャンしてデータ化することが可能です。

弊社の特徴について説明させていただくので、ぜひご依頼をご検討くださいませ。

　

3-1.あらゆる図面をスキャンして電子化できる

弊社では、シート図面をはじめ、長尺図面、製本図面、折込み図面など、さまざまな形状の図面をスキャンして電子化できます。

スキャンできる図面の種類には、以下のようなものがあります。

• 建築確認申請書（ビス止め製本）
• ⼯事請負契約書（固定製本）
• 竣⼯図・施⼯図（⼆つ折り製本）
• 電気設備図
• 機械設備図
• 配管図(⽔道･ガス)
• 給排⽔図
• 道路・河川縦断図（長尺折込み図面）
• プラント配管計装図、P＆ID
• 和紙公図　　など

「大きいサイズのスキャン専門店」では、様々な大型スキャナーを使用することによって冊子他

いろんな形状の図面をスキャン、電子化する事が可能です。

図面の種類に合わせて最適な電子化を行える点は、弊社の強みとなっています。

　

3-2.最適なスキャナーを用意

弊社は様々なスキャナーを用意しており、原稿にあわせて最適なスキャンを行います。

破れなどがある図面も補修しながら、スキャナーの種類を選び電子化していきます。

重要な企業資産を慎重にお取り扱いします。

また、スキャンする図面はモノクロだけでなく、勿論カラーにも対応しています。

お客様のニーズに合わせて、ご要望に合わせた柔軟な対応をさせていただきます。

　

3-3.創業65年のたしかな実績

「大きいサイズのスキャン専門店」は創業65年の実績があり、多くの取引先からご依頼をいただいております。

弊社は昭和33年から姫路の地にて、青焼きから始まり、複写、製本など図面に関わるサービスを行ってきました。

長年の実績から地元企業様より信頼を頂いて今日に至りました。

今ではWEBサイト「大きいサイズのスキャン専門店」を通して全国のお客様からお問合せ、ご依頼を頂いております。

安心して任せられる会社で図面の電子化をしたいなら、ぜひ「大きいサイズのスキャン専門店」をご利用くださいませ。

　

4.図面を電子化するまでの流れ

「大きいサイズのスキャン専門店」では、以下のような流れで図面を電子化させていただきます。

　1.ご相談
　2.お見積もり
　3.打ち合わせ、原本お預かり
　4.スキャン作業開始
　5.納品、原本返却

お問い合わせフォームやお電話から図面の電子化について相談可能です。

ご要望に合わせて柔軟な対応を取らせていただくので、ぜひお問い合わせをお待ちしております。

Tel：079-281-2005

（受付時間：9:00～17:30 ※月〜金曜日、定休日：土曜日・日曜日・祝）

　

5.図面を電子化するときの注意点

図面を電子化するときは、いくつか注意点があります。

主な注意点として、以下の3点が挙げられます。

• 原本は一定期間残しておく
• 図面データの管理方法を社内で共有
• データのバックアップをとっておく

それでは順番に説明します。

5-1.原本は一定期間残しておく

図面を電子化した後でも、原本を一定期間残しておくことをお勧めしています。
劣化が進んだ紙図面や濃淡のひどい青焼き図面など、電子化が完了してもデータを見ると著しく視認性の悪いものも出てきます。場合によっては再度の電子化が必要な場合がでてきます。
その他、図面の種類によっては保存が義務づけられているため、その期間は処分できないものもあります。
一通りの確認ができる迄、原本は一定期間残しておくことをお勧めしています。
一時的に弊社でお預かりする事も可能です。

5-2.図面データの管理方法を社内で共有

図面を電子化したときは、データの管理方法を社内で共有しておく必要があります。
図面データの管理方法を管理者しか知らなかった場合、ほかの人が必要な図面を見つけることが困難になります。
管理者だけでなく社内全体で共有することが大切です。

5-3.データのバックアップをとっておく

図面データは消去される恐れがあるため、復元できるようにバックアップをとっておきましょう。
もしバックアップがなければ図面データを復元することができないので、重要な企業資産を失うリスクがあります。
図面データのバックアップをとるときは、記憶メディアとは別に外付けハードドライブやクラウドストレージを用意してください。
バックアップをとる時期は1年毎、３年毎などルールを決めて定期的に実行しましょう。

　

6.図面を電子化して管理体制を見直しましょう

図面を電子化することで、保管スペースや情報共有、劣化などの問題を解決できるようになります。
自社で図面の電子化が難しいときは、専門業者への依頼を検討してください。
また、図面の電子化をするときは社内で管理方法を共有してデータのバックアップを残しておきましょう。
図面の管理体制を見直すためにも、ぜひ電子化をご検討ください。

　

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