大量の大判図面は電子管理で!スキャニング保管が主流になる5つの理由とスムーズに作業を進めるポイントを紹介!

会社の倉庫やオフィスの一角に保管している、大量の大判図面。

これらの図面を、
「まとめてデータ化したい」
「今後は電子化して管理したい」
という企業様が増えています。

その一方で、
「保存義務があるのに、どうしてスキャニングするのだろう?」
そう考えている担当者様が少なくありません。

なぜ近年、大判図面をスキャニング保管する方が増えているのか。
5つの理由と、スムーズに作業を進める3つのポイントをご紹介いたします。

目次

1.大量大判図面の電子化が進む5つの理由
 1.1 大量の大判図面を電子化が進む理由1:費用の低価格化
 1.2 大量の大判図面を電子化が進む理由2:スキャン精度の向上
 1.3 大量の大判図面を電子化が進む理由3:短納期でのスキャンを実現!
 1.4 大量の大判図面を電子化が進む理由4:データ化のメリットが共有された
 1.5 大量の大判図面を電子化が進む理由5:自由な形式で閲覧できる

2.大量の大判図面スキャンをスムーズに進める3つのポイント!
 2.1 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント1: 予算に合わせて計画的に
 2.2 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント2: 希望データを事前に検討
 2.3 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント3: 不要な元図面はデータ化後に処分

3.まとめ

1.大量大判図面の電子化が進む5つの理由

大量大判図面の電子化が進んでいる背景には、さまざまな理由があります。

データ化するかどうかで迷っている企業様は、電子管理導入が増えている理由をチェックの上、検討してみてください。

1.1 大量の大判図面を電子化が進む理由1:費用の低価格化

「大判図面のスキャンは多額の費用がかかる」
「大量の図面を電子化したいけれど予算がない」
以前は、このような声が多く聞かれました。

ですが、最近は大判用スキャナーの価格が安くなり、スキャン料金も低価格化しています。
スキャニングサービスを提供している業者も増え、気軽に相談しやすくなりました。

大判図面の電子化をためらっている理由が費用の場合は、一度現在の相場をチェックしてみてください。

大判図面は大量になればなるほど、見積もりが割引になるケースがほとんどです。
納得の金額を提示してもらえる、スキャニング業者を探してみましょう。

大量の大判図面をデータ化する場合、近隣の業者であっても、トラックや宅配便で輸送する例がほとんどです。見積もりの結果、遠い県外企業の方が、トータル金額が安くなる、といった事例も少なくありません。

ぜひ全国のスキャン業者を視野に入れて、最善の企業を選択しましょう。

1.2 大量の大判図面を電子化が進む理由2:スキャン精度の向上

スキャナーの進化は、価格だけではありません。
スキャン精度も年々向上しており、より鮮明に大判図面をスキャニングできる時代になっています。

以前はデータ状態に納得できなかった企業様も、
「現在の精度であれば電子化して利用したい」
そう考えるケースが増え、スキャニング管理に切り替えています。

データの質にこだわりがある企業様は、おためしスキャンや1枚からのスキャンに対応している業者を探してみましょう。まずは品質をたしかめて、大量依頼するかどうか検討してください。


1.3 大量の大判図面を電子化が進む理由3:短納期でのスキャンを実現!

大判図面の大量スキャンが増える中、スキャニング業者の体制にも変化がみられます。
大量スキャンに対応できるスタッフが増えたり、技術が上がったりした結果、短納期でのデータ化が可能になっています。

スキャンにかかる納期は、電子化する大判図面の量、スキャニング業者によって変わります。
できるだけ速やかに作業を進めたい企業様は、事前に複数業者で見積もりを取り、価格や納期に納得できたスキャニング店を選びましょう。

大判サイズの図面スキャンはテクニックが必要なため、短納期高品質で対応してもらえる、スキャン専門店に依頼するのがおすすめです。

1.4 大量の大判図面を電子化が進む理由4:データ化のメリットが共有された

大判図面をそのまま保管するのが当たり前だった時代、データ化のメリットは当然知られていませんでした。

そのため、
「お金や時間をかけて、電子化する意味が分からない」
という声が以前は多く聞かれました。

ですが、図面のデータ化には、大判図面の劣化を防止できたり、パソコンで簡単に管理できたりといった、多くのメリットがあります。

スマホやパソコンで「大型図面 保管」など、気軽に保存方法を検索できるようになったことから、スキャンという手段が知れ渡り、取り入れる企業様が増えていきました。

大型図面の電子化で得られるメリットや注意点は、別の記事でくわしく解説しています。

ぜひ合わせて、チェックしてみてください。

1.5 大量の大判図面を電子化が進む理由5:自由な形式で閲覧できる

データ化した大判図面はPEGやPDF、JPG、BMP、カラーTIFF、モノクロTIFF、ビットマップなど、必要に応じた形式で閲覧できます。

希望の形式がある場合は、事前にスキャニング業者へ相談の上、作業を進めましょう。

複数形式での納品に応じている業者がほとんどです。
「相手先に合わせてデータを使い分けたい」
といったご要望がある企業様には、非常に便利なサービスです。

電子化した大判図面があれば、パソコンからかんたんにやりとりできるため、図面に携わるスタッフの時間を有効活用できるようになります。

作業効率をあげたい企業様は、大判図面の大量データ化を検討してみましょう。



2.大量の大判図面スキャンをスムーズに進める3つのポイント!

抱えている大判図面が大量の場合、スムーズに作業を進めるための配慮が重要です。
どのような点に注意しながら進めるべきなのか、3つのポイントをみてみましょう。

2.1 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント1: 予算に合わせて計画的に

スキャン価格が低価格化している現在ですが、それでも所有している大判図面が大量の場合、まとまった金額になるケースがあります。

このような場合は、事前に図面スキャンに回せる予算を決めておくと安心です。

1年の間にいくらの予算を使えるのか。
事前に検討しておき、重要度の高い大判図面からスキャンすると、作業をスムーズに進められます。

大企業様の場合、
倉庫の図面を全部まとめて依頼、という発注の仕方が多いのですが、中小企業様の場合は、少しずつ対応していく例が少なくありません。

負担なく電子化を進めるために、まずは予算を決めておきましょう。



2.2 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント2: 希望データを事前に検討

大判図面のスキャンを効率よく進めるなら、希望するデータの形や解像度など、仕上がりについての要望を事前に検討しておきましょう。

データの受け取り方も、ダウンロードする方法、CDやDVDで送付してもらう方法などさまざまです。

「最適なデータ形式、解像度、受け取り方が分からない」
という場合は、大判図面の大量データ化に慣れた、専門店で相談してみましょう。

予算を合わせて伝えると、より最善のプランを提示してもらえます。

2.3 大量大判図面スキャンをスムーズに進めるポイント3: 不要な元図面はデータ化後に処分

大量の大判図面をスキャニング業者でデータ化する場合、往復の送料や手数料が発生します。これらのコストをカットするなら、保管義務が過ぎた図面の処分を、スキャニング業者へ依頼してみましょう。

スキャニング業者の多くが、大判図面の焼却処理、融解処理に対応しています。

自社に戻して保管したり、地域で処分したりするよりも、費用を抑えられるケースがほとんどです。元図面が必要ない場合は、依頼してみましょう。

3.まとめ

大量の大判図面は、スキャンして保管するのがおすすめです。
価格の低価格化や、データの精度が増しているスキャニング業者の技術を、顧客や取引先、社内とのやり取りにお役立てください。

株式会社菅原は、日本全国の企業様から大量の大判図面を預かり、圧倒的なスキャン、データ化実績を持つ、創業63年の「大きいサイズのスキャン専門店」です。

お見積もりは無料、おためしスキャンにも対応しています。
大判図面の大量スキャンをご検討でしたら、低価格高品質なスキャニングにこだわる弊社へ、お気軽にご相談ください。


 このコラムは私が書きました。
 

 株式会社 菅 原 代表取締役 立岩敏哉

株式会社 菅 原 について
・1958年青写真屋として創業。
・図面の印刷、製本から始まりドキュメントの取扱い専門業者として63年の実績。
・「日本ドキュメントサービス協同組合」(旧:複写産業協同組合)所属。
・国交省他官公庁、ゼネコン、ハウスメーカー・製造メーカー様等を取引先とし
 時代の変化、お客様ニーズに即応しサービス内容を拡充、
 現在では全国対応の法人向けスキャンサービスを展開。
・業界屈指のスキャナー設備により、同業者からも信頼されるサービス品質を提供。
・2018年「大きいサイズのスキャン専門店」サイト
・2021年「書類・図面のPDF化専門店」サイトを開設