【大型図面は電子化がおすすめ!大型サイズの図面スキャンで得られる5つのメリットと注意点】

A1サイズやA2サイズの大型図面の保管、取り扱いでお困りではありませんか?
IT化が進む中、このような図面を電子化する企業様が増えています。
今回は、大型図面を電子化する5つのメリットや注意点をご紹介いたします。

目次

1.大型図面を電子化する5つのメリット
 1-1.図面の劣化を防止できる
 1-2.重たい図面を持ち運ばなくて良い
 1-3.必要なデータをすぐ確認できる
 1-4.バックアップできる
 1-5.保管場所が必要なくなる

2.大型図面を電子化する際の注意点
 2-1.注意点1:依頼前にかならず見積もりを
 2-2.注意点2:大型図面の電子化に慣れた専門店を選ぶ

3.まとめ

1.大型図面を電子化する5つのメリット

大型図面を電子化すると、たくさんのメリットが得られます。
具体的にどのようなプラスがあるのか、一つひとつ確かめてみましょう。

1.1 図面の劣化を防止できる

紙製の図面は、注意して保管していても、経年劣化してしまいます。
「破れや汚れで、大切な図面が見られなくなってしまった」
そんなトラブルに見舞われてしまった経験がある方も、多いのではないでしょうか?
大型図面を長期間、きれいな状態で保管するなら、電子化がおすすめです。
古くなっている図面も電子化すれば、今以上の劣化を食い止められます。
劣化による変色などで読み取りにくい部分が、スキャニング時の調整によって読みやすくなる場合もあります。
また図面に直接触れず、電子化する方法もあります。
損傷が気になる図面は、ぜひ早めの電子化をご検討ください。

1.2 重たい図面を持ち運ばなくて良い

大型図面をそのまま保管している場合、必要に応じて重たい図面を持ち運ぶ必要があります。
大量の図面は、持ち出すだけで一苦労。移動の際に大切な図面が破損、汚損してしまう恐れもあります。
このような図面の取り扱いに煩わしさを感じているなら、電子化で問題解消しましょう。
データ化後は、パソコン一つで手軽に取り出せるため、手間を省けるだけでなく、時間を効率よく使えるようにもなります。

1.3 必要なデータをすぐ確認できる

お客さまや取引先とやりとりする際、過去の図面をチェックしたい時など、電子化した図面があれば、検索するだけですぐに必要なデータを確認できます。
メールなどでの送付もかんたんになり、スムーズに業務を進行できます。
オンラインでの打ち合わせが増えている現在、電子化できていれば、かんたんに画面共有で情報を伝えられます。図面を持参の上待ち合わせしなくても、一緒に画面を見ながら話ができ便利です。


1.4 バックアップできる

紙図面の場合、手元に保管しているのは主に1部。
プリント時のコストや保管場所の問題もあり、複製するケースは多くありません。
ですが、図面が1部しかない場合、うっかり紛失してしまったり、保管場所が分からなくなったり、図面が劣化してしまったりといった理由で、必要な情報を得られなくなるトラブルが考えられます。
電子化しておけば、バックアップできるため質の良い状態で、情報を保存できます。
万が一に備えるためにも、貴重な図面は電子化して、複数の媒体に保存しておきましょう。
バックアップ

1.5 保管場所が必要なくなる

日に日に増え続ける図面。
仮に建築関連の図面の場合、15年という保管義務がありますが、「いざという時に参考にするので」と考え、15年を過ぎても捨てられない場合がほとんどです。
このような図面が増えると、広い保管場所が必要になります。
「保管のために、倉庫などを借りている」
「会議室など、必要な部屋が図面置き場になってしまっている」
という企業様も少なくありません。
このような問題も、電子化すれば保管義務が過ぎた後、紙図面はすぐに処分できます。
長期にわたって保管するコストよりも、電子化のコストの方が安いケースが多いこと、図面の品質を維持できることからも、電子化を選ぶ企業様が増えています。

2.大型図面を電子化する際の注意点

企業にとってメリットが多い大型図面の電子化ですが、いくつか注意点もあります。
事前にチェックの上、トラブルが起きないように、慎重に進めましょう。

2.1 注意点1:依頼前にかならず見積もりを

サイズが大きい大型図面は、自社のコピー機やスキャナなどでは、電子化できないケースがほとんどです。自社で作業できるサイズの場合も、人件費や時間がかかることから、外注を検討する場合多いでしょう。
この時、考えられるのが、金額面のトラブルです。
外注する場合は、事前に見積もりを取った上で、金額や追加料金の有無などをたしかめてから依頼しましょう。
図面の電子化は、図面の枚数やサイズ、劣化状態などによって、選ぶべき機器やスキャン方法が変わります。
まずは相談の上、最適なプランを確認した上で、電子化してください。

2.2 注意点2:大型図面の電子化に慣れた専門店を選ぶ

スキャニングサービスに対応している企業は多数ありますが、大型図面の電子化を検討するなら、普段から大きなサイズのデータ化に多く携わっている業者を選びましょう。
劣化している大型図面を、それぞれの図面に合わせて設定を調整して出来るだけ見易い状態を維持したい場合。
大きな図面を分割してスキャンの上、加工でつなぎ合わせる場合。
大量の電子化を急ぎで検討しているため、作業が早い業者を探している場合。
など、専門店の技が必要なケースが多々あります。
大切な図面をよりよい状態でデータ保管するなら、実績豊富な業者へ依頼しましょう。

3.まとめ

株式会社菅原は、大きいサイズのスキャニング専門店です。 これまでに多数の建築図面、機械図面など、大型図面の電子化を請け負って参りました。 1枚から大量の図面まで、どのようなご相談も喜んで電子化いたします。 高品質ながら、ご依頼いただきやすい価格にもこだわっております。 図面の管理でお困りでしたら、ぜひお問い合わせください。


 このコラムは私が書きました。
 

 株式会社 菅 原 代表取締役 立岩敏哉

株式会社 菅 原 について
・1958年青写真屋として創業。
・図面の印刷、製本から始まりドキュメントの取扱い専門業者として63年の実績。
・「日本ドキュメントサービス協同組合」(旧:複写産業協同組合)所属。
・国交省他官公庁、ゼネコン、ハウスメーカー・製造メーカー様等を取引先とし
 時代の変化、お客様ニーズに即応しサービス内容を拡充、
 現在では全国対応の法人向けスキャンサービスを展開。
・業界屈指のスキャナー設備により、同業者からも信頼されるサービス品質を提供。
・2018年「大きいサイズのスキャン専門店」サイト
・2021年「書類・図面のPDF化専門店」サイトを開設